Datenschutzbestimmungen The After School Aardvark e.V. (Stand Mai 2018)

Diese Datenschutzbestimmungen gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch unseren Schülerhort The After School Aarvark e.V.

Unsere Datenschutzbestimmungen informieren darüber, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre personenbezogenen Daten und die Ihrer Kinder verarbeiten, wie wir diese nutzen, an wen wir diese ggf. weitergeben und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können.

Die Datenschutzbestimmungen setzen sich wie folgt zusammen:

A. Allgemeines
B. Datenschutzbestimmungen für unsere Website
C. Datenschutzbestimmungen im Rahmen unseres Betreuungsprogrammes

A. Allgemeines

I. Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen (Art. 4 Nr. 1 DS-GVO). Zu den personenbezogenen Daten zählen zum Beispiel Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Alter und Geschlecht (auch als „normale Daten“ bezeichnet) sowie besondere Arten personenbezogener Daten, sogenannte „sensitive Daten“ wie beispielsweise Gesundheitsdaten, d.h. personenbezogene Daten, die sich auf die Gesundheit einer natürlichen Person, beziehen und aus denen Informationen über deren Gesundheitszustand hervorgehen (Art. 4 Nr. 15 DS-GVO).

II. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Website und dem Betreuungsangebot unseres Schülerhortes ist „The After School Aarvark e.V.“ ( im Folgenden „Aardvark“, „wir“ oder „uns“).

III. Warum verarbeiten wir personenbezogene Daten und auf welchen Rechtsgrundlagen erfolgt dies?

1. Zwecke der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung über unsere Website sowie im Rahmen unseres Betreuungsangebotes erfolgt aufgrund folgender Datenverarbeitungszwecke:

Korrekte Auslieferung und Optimierung der Inhalte unserer Internetseite
Gewährleistung der dauerhaften Funktionsfähigkeit unserer informationstechnologischen Systeme und der Technik unserer Internetseite
Anbahnung eines Betreuungsverhältnisses
Durchführung der Betreuung
Verwaltung der Mitgliedschaft in unserem Verein
Kommunikation mit den Sorgeberechtigten und den Vereinsmitgliedern einschließlich Beantwortung von Anfragen
Aufnahme auf die Warteliste

2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitungen der normalen personenbezogenen Daten im Rahmen des Anmeldungsprozesses sowie im Rahmen der Durchführung des Betreuungsverhältnisses ist Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung des Vertrages).

Soweit uns im Rahmen des Betreuungsverhältnisses Krankheiten, also gesundheitsbezogene Daten Ihres Kindes bekannt werden, die uns aufgrund gesetzlicher Vorgaben (z.B. Infektionsschutzgesetz) zwingend genannt werden müssen, erfolgt die Verarbeitung dieser Daten basierend auf Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO (berechtigtes Interesse). Für die Verarbeitung darüber hinausgehender ggf. verarbeiteter gesundheitsbezogener Daten holen wir Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 a) i.V.m 9 Abs. 2 a) DS-GVO ein.

Des Weiteren verarbeiten wir die personenbezogenen Daten auch, um sonstige berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren (Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO), z.B. Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs.

Schließlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen i.V.m. Art. 6 Abs. 1 c) DS-GVO.

IV. Ihre Rechte

Ihnen stehen hinsichtlich der Sie und hinsichtlich der Ihrer Kinder betreffenden personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft,
Recht auf Berichtigung oder Löschung,
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die für uns zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde ist das Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27 in 91522 Ansbach

V. Speicherdauer und Löschung Ihrer Daten

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie sie zum Erreichen des Zwecks, für den sie erhoben wurden, erforderlich sind und keine sonstigen gesetzlichen oder vertraglichen Erfordernisse (wie z. B. gesetzliche Aufbewahrungsfristen) für eine längere Speicherung bestehen.

VI. Unsere Kontaktdaten

Unsere Kontaktdaten lauten:

The After School Aardvark e.V. , Maistr. 48, 80337 München. Für Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an die E-Mail-Adresse helloaardvark@afterschoolaardvark.com

VII. Datensicherheit

Wir unternehmen technische und organisatorische Anstrengungen, Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Verfälschung oder Kenntnisnahme Unbefugter zu sichern. Für den Fall, dass Sie per E-Mail mit uns in Kontakt treten möchten, weisen wir darauf hin, dass die Vertraulichkeit der übermittelten Informationen nicht zwingend gewährleistet werden kann, da Inhalte unverschlüsselter E-Mails während der Übertragung grundsätzlich Spähangriffen unbefugter Dritter ausgesetzt sein können.

VIII. Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzbestimmungen zu ändern. Die jeweils aktuelle Fassung unserer Datenschutzbestimmungen kann jederzeit auf unserer Website unter „Datenschutz“ von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.

B. Datenschutzbestimmungen für unsere Website

Im Folgenden informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Website.

I. Verarbeitung personenbezogener Daten bei Besuch unserer Website

Bei der informatorischen Nutzung der Website, also wenn Sie uns nicht anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Wenn Sie unsere Website betrachten möchten, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO). Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

besuchte Website/Webseite
verwendeter Browsertyp und die Browserversion (sofern vom Benutzer übermittelt)
verwendetes Betriebssystem
Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
die Anzahl der Besuche
die Verweildauer auf der Website
die vorher besuchte Website, (sofern vom Benutzer übermittelt)
Menge der gesendeten Daten in Byte
Dateien, die heruntergeladen werden
die IP-Adresse der Nutzer wird anonymisiert, bevor sie gespeichert wird

Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten werden in manchen Fällen bei Ihrer Nutzung unserer Website Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch welche der Stelle, die den Cookie setzt, bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.

II. Weitere Funktionen und Angebote unserer Website

Neben der rein informatorischen Nutzung unserer Website bieten wir verschiedene Leistungen an, die Sie bei Interesse nutzen können. Dazu müssen Sie in der Regel weitere personenbezogene Daten angeben, die wir zur Erbringung der jeweiligen Leistung nutzen und für welche die zuvor genannten Grundsätze zur Datenverarbeitung gelten.
Teilweise bedienen wir uns zur Verarbeitung Ihrer Daten externer Dienstleister. Diese wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt, sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert.

III. Verwendung von Google Fonts

Diese Website nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Web Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Dies erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Website.
Beim Aufruf einer Seite auf unserer Website lädt Ihr Browser die benötigten Web Fonts in Ihren Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen. Zu diesem Zweck muss der von Ihnen verwendete Browser Verbindung zu den Servern von Google aufnehmen, sofern sich die jeweilige Schriftart nicht bereits in Ihrem Browsercache befindet. Hierdurch erlangt Google Kenntnis darüber, dass Sie unsere Website aufgerufen haben. Zudem werden gegebenenfalls die unter § 3 dieser Erklärung genannten Daten übermittelt. Rechtsgrundlage für die Nutzung von Google Fonts ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DS-GVO.
Weitere Informationen zu Google Fonts finden Sie unter: https://fonts.google.com/about# sowie https://developers.google.com/fonts/faq. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch Google erhalten Sie in den Datenschutzerklärungen von Google. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze Ihrer Privatsphäre: http://www.google.de/intl/de/policies/privacy. Google verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auch in den USA und hat sich dem EU-US Privacy Shield unterworfen, https://www.privacyshield.gov/EU-US-Framework.

IV. Verwendung von AWStats und Report Magic

Um unsere Seite statistisch auswerten zu können, verwenden wir die Programme AWStats und Report Magic. Die Programme sind eine freie Webanalyse-Software. Sie werden zur Auswertung von Logdateien verwendet, die Webserver auf Basis von Besucheranfragen erstellen. Die Programme setzen für die Auswertung keine Cookie-Dateien ein. Die statistische Analyse erfolgt über die Logfiles, die auch IP-Adressen enthalten.

Folgende Daten werden erhoben:

besuchte Website/Webseite
verwendeter Browsertyp und die Browserversion (sofern vom Benutzer übermittelt)
verwendetes Betriebssystem
Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
die Anzahl der Besuche
die Verweildauer auf der Website
die vorher besuchte Website, (sofern vom Benutzer übermittelt)
Menge der gesendeten Daten in Byte
Dateien, die heruntergeladen werden
die IP-Adresse der Nutzer wird anonymisiert, bevor sie gespeichert wird

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen, die Daten werden zudem nach einer statistischen Auswertung gelöscht.

Im Gegensatz zu anderen Statistikprogrammen werden bei AWStats und Report Magic keine Daten an einen fremden Server übermittelt. Die Programme sind auf dem eigenen Hostingpaket installiert. So wird beispielsweise auch eine Übertragung von Daten ins Ausland vermieden, da unser Server in Deutschland lokalisiert ist.

C. Datenschutzbestimmungen im Rahmen unseres Betreuungsprogrammes

Im Folgenden informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Betreuung in unserem Schülerhort und der Mitgliedschaft in unserem Verein.

I. Welche Daten verarbeiten wir im Rahmen des Betreuungsverhältnisses?

Wir erfassen im Rahmen des Betreuungsverhältnisses folgende personenbezogene Daten und Informationen:

Name, Adressen, Telefonnummern, E-Mailadressen, Kontodaten der Sorgeberechtigten
Name, Geburtsdatum des Kindes, Besonderheiten in Bezug auf die Ernährung / Allergien, Gesundheit Ihres Kindes
Geschwisterkinder und deren Geburtsdatum im Rahmen der Betreuungsplatzvergabe
Namen, Telefonnummern von Abholberechtigten
Protokolle von Elterngesprächen
Beobachtungsbögen und Bögen zur Sprachstandserhebung über das Kind
Protokolle von Fallbesprechungen im pädagogischen Team
Fotos der Kinder zur internen Dokumentation und pädagogischer Verwendung (z. B. Aushang in der Einrichtung, Portfolioarbeit, Fotoprojekte)

II. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir diese Daten?

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Sorgeberechtigten und betreuten Kindern im Rahmen unseres Betreuungsprogrammes erfolgt primär zu folgenden Zwecken:

Kontaktaufnahme mit Ihnen zwecks Beantwortung von Anfragen
Kontaktaufnahme mit Ihnen zwecks Bearbeitung des Bewerbungsverfahrens
Verwaltung der Vereinsmitgliedschaften
Verwaltung und Umsetzung der Betreuungsverhältnisse
Erfüllung von Fördergrundlagen für Förderungen nach BayKiBiG,
Zahlungsverkehr Vereinsbeiträge, aus dem Betreuungsverhältnis entstehende Kosten
Kommunikation
Umsetzung pädagogischer Standards
Gewährleistung qualitativer Standards der Erziehungspartnerschaft

III. Auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung?

Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund Vorgaben aus Art. 6 Abs. 1 a), b), c) und f) DS-GVO. Siehe dazu die ausführlichen Erläuterungen unter A. III. 2

IV. An wen geben wir die Daten gegebenenfalls weiter?

Entsprechend der Erforderlichkeit erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten an folgende Dritte:

Banken
Landeshauptstadt München: Referat für Bildung und Sport
Andere Wohnsitzgemeinden bei Kindern mit auswärtigem Wohnsitz
Land Bayern: Abteilung Zuschuss
Sozialbürgerhaus des Sozialreferates (Wirtschaftliche Jugendhilfe)
Regierung von Oberbayern (nur Spielgruppen)
Bezirk von Oberbayern (Integrationsplätze)
Buchhaltung
Beratung, Coaching, Supervision in Anspruch genommen von pädagogischem Team / Vorstand
Andersweitig zuständige Behörden (z. B. Statistik, meldepflichtige Krankheiten)

Soweit die pädagogische Arbeit mit dem Kind eine Zusammenarbeit überdies mit anderen Stellen erfordert, dürfen diese Daten nur übermittelt werden, wenn eine gesetzliche Übermittlungsbefugnis dies zulässt oder die Erziehungsberechtigten im Betreuungsvertrag oder in einer vertraglichen Nebenabsprache ihre Einwilligung hierzu erteilt haben.

Bei der Kindertagesstätte handelt es sich um eine Einrichtung in der Organisationsform einer Elterninitiative. Um den Betrieb der Kindertagesstätte in ehrenamtlicher Eigenorganisation gewährleisten zu können, ist eine aktuelle interne Kontaktliste erforderlich. Hierbei werden die Kontaktdaten (Name, Telefonnummer, Emailadresse) aller Sorgeberechtigten an alle anderen Sorgeberechtigten und das pädagogische Team weitergegeben.

V. Datensicherheit

Alle personenbezogenen Daten werden unter Verschluss gehalten. Die mit der Verarbeitung der persönlichen Daten betrauten Personen im Verein werden zur Verschwiegenheit und auf Einhaltung des Daten- und Sozialgeheimnisses verpflichtet.

VI. Speicherung und Löschen der Daten

Eine Löschung erfolgt abhängig von der Art der Daten, nach Ende des Betreuungsverhältnisses, entsprechend der jeweils geltenden gesetzlichen Löschfristen oder nach Widerruf der Einwilligung.

Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (etwa Ihre E-Mail-Adresse, ggf. weitere Angaben wie bspw. Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihre Anliegen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Der Anspruch auf Löschung und Einschränkung besteht insofern, als keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betroffen sind, oder die Löschung und Einschränkung der Durchführung des Betreuungsverhältnisses nicht entgegensteht.

Die Sorgeberechtigten haben Anspruch auf Einsicht in ihre persönlichen Daten und die ihres Kindes. Eine Einsichtnahme erfolgt auf schriftlichen Antrag bei den Verantwortlichen.

Es besteht ein Anspruch auf die Berichtigung der Daten, soweit diese dem Verein von den betroffenen Personen mitgeteilt wurden.

Ebenso besteht das Recht auf Beschwerde gegenüber dem Verantwortlichen / des gesetzlichen Datenschutzbeauftragten / der vereinsintern mit dem Thema betrauten Person oder der zuständigen Aufsichtsbehörde: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach, Tel. 0981 53 1300, poststelle@lda.bayern.de